Cum scrii o scrisoare formală în limba engleză

doi parteneri de afaceri barbat si femeie intr-un birou bat palma si incheie o intelegere — O scrisoare formală bine concepută poate reprezenta începutul unei cariere. Sau o nouă afacere încheiată

Vrei să te angajezi sau te-ai angajat și ai nevoie brusc să schimbi registrul familiar, de WhatsApp, folosit până de curând cu prietenii cu unul mai serios și mai profesionist, pentru contactele tale de la job? Mai jos găsești suficiente detalii și explicații despre alcătuirea unei scrisori formale fără cusur.

Cuprins:

Ce este o scrisoare formală

O scrisoare (sau un e-mail, deci scrisoare electronică) formală e un mesaj scris într-un limbaj ceremonios, respectând anumite reguli de formulare mai stricte decât în cazul comunicării între prieteni, compus în scop oficial.

El poate fi adresat autorităților, diverselor organizații sau companii, partenerilor sau posibililor parteneri de afaceri, colegilor de breaslă etc. Pe lângă folosirea anumitor tipare și expresii standard, vitale în redactarea unui astfel de mesaj sunt concizia și claritatea. Scrisoarea nu trebuie să exprime o stare de spirit, ci o cerere clară sau un răspuns clar la o solicitare.

Scrierea unei scrisori formale în limba engleză

O scrisoare formală în limba engleză presupune un anumit layout, adică așezare în pagină. Scrisul trebuie aliniat la stânga. Folosește un format clasic simplu (Times New Roman, Arial) cu mărimea literelor de 10-12.

Împarte clar scrisoarea în paragrafe și lasă un rând spațiu între ele (foarte, foarte important). Verifică scrisoarea înainte de a o printa/trimite: nu prea e acceptabil să ai greșeli de tastare sau de aliniere (paragrafe lipite, spații lipsă).

Dacă o imprimi, semnează deasupra numelui tău printat cu stilou/pix albastru sau negru. Imprimă întotdeauna pe hârtie albă.

Formula de salut…

…este foarte importantă. Ca și în viața de zi cu zi, atunci când întâlnești pe cineva! Formularea salutului într-un mesaj formal, business, în engleză depinde de un factor: dacă deja îți cunoști interlocutorul sau nu. Dacă nu cunoști nici numele, nici poziția/departamentul, poți utiliza adresarea To whom it may concern (În atenția cui ar putea fi interesat).

În cazul în care doar numele îți e necunoscut (dar știi practic că trimiți un mail la șeful departamentului de Resurse Umane, care e bărbat), poți folosi expresia: Dear Sir/Dear Madam.

Și varianta cea mai bună este să știi exact cui te adresezi, să ai o persoană de contact al cărei nume să fie inclus în prezentare: Dear Mr Jones (dacă e bărbat) sau Dear Ms Jones (dacă e femeie, indiferent de statutul ei civil).

Oricând ești tentat să scrii texte lungi, greoaie, cu multe figuri de stil și impresii, păreri, imaginează-ți acest teanc de documente pe masa celui ce va citi scrisoarea ta. Imaginează-ți cât timp îi va acorda și încearcă să valorifici, prin textul tău, la maxim acel timp. Concizia e de aur!

Introducerea

Există două feluri în care o scrisoare formală (eficientă, concisă adică) poate începe:

Prin a face referire la o discuție, întâlnire, schimb de mailuri etc. anterioare: I am writing regarding our phone conversation / In reply to your request…/ Thank you for your message / Thank you for contacting us
Făcându-ți clară intenția, în cazul în care acest mesaj e prima formă de comunicare între voi: I am writing to enquire about / inform you about / complain about…

Total nerecomandat să compui un eseu funny și lung, oricât de bine ar fi scris. În viața reală, oamenii nu vor să vadă astfel de texte, nu au timp și le trezește iritarea – cel puțin în domeniul business. Nu ne referim la cel academic, deși și aici sunt standarde de concizie – nu sunt recomandate pagini întregi de text care să redea, folosind abundent figuri de stil, una sau două idei. Deci te concentrezi pe mesaj, să fie cât mai clar, cât mai repede introdus și argumentat.

Introducerea cererii sau sugestiei

O scrisoare formală are de obicei ca scop dorința ca celălalt să facă ceva: să considere candidatura ta undeva, să furnizeze informații, produse, să dea explicații etc. Poți face asta utilizând expresii ca:

I/we would appreciate it if you would … / I would be grateful if you could …
Could you please send me … / Could you possibly tell me/us … / It would be helpful if you could send us …

Răspunsul la solicitările celuilalt

Dacă celălalt ți s-a adresat cu o cerere deja, rămâne ca tu să îi dai vești bune sau proaste, după caz (Da, trebuie să fii profi și dacă partenerul îți solicită ție ceva). Poți furniza apoi, în cazul în care consideri necesar, explicații sau argumente pentru decizia ta:

We are pleased to announce that … / I am delighted to inform you that …
We regret to inform you that … / I’m afraid it would not be possible to … / Unfortunately we are unable to …

om de afaceri imbracat business semneaza o scrisoare oficiala cu pixul

Nu uita să semnezi în original orice scrisoare formală, cu un pix albastru sau negru, deasupra numelui tău printat

Formula de încheiere

Dacă ai documente atașate scrisorii sau mailului, aici poți face referire la ele: Please find enclosed (în cazul unei scrisori) sau Please find attached (pentru mailuri).

Este foarte important să te oferi disponibil pentru a furniza explicații sau asistență suplimentară ulterior, fie că tu ești cel care solicită ceva sau cel ce soluționează: If you require more information, please let us know. / If there is any other detail that I can help you with / that you would like to know, you can contact me. / Please do not hesitate to contact us/me if you need any further assistance.

Apoi, poți face referire la un viitor contact: I am looking forward to hearing from you soon. / We are looking forward to meeting you on Thursday, as planned. / We would appreciate your reply.

Și în cele din urmă, formula de salut de încheiere:

Your sincerely,

Sincerely yours,

Respectfully, – pe acestea le poți folosi dacă ai început cu To whom it may concern / Dear Sir/Madam, Dear Mr/Ms Jones.

În cazul în care îți cunoști deja personal interlocutorul, poți utiliza un registru o idee mai puțin formal, dar tot business: Kind Regards, / Warm Regards, / Regards.

Cum înveți cel mai repede să scrii o scrisoare formală în limba engleză

O scrisoare sau un e-mail formal, pe lângă expresii și formulări standard, necesită un nivel bun de limba engleză pentru a face o impresie plăcută. Cel puțin B1-B2. Asta deoarece limbajul folosit e mai complex, argumentările trebuie construite cât mai clar, cuvintele alese nu ar trebui să aibă conotații. E bine ca cel ce scrie să stăpânească engleza pentru a păstra un ton neutru (asta înseamnă business), fără încărcătură sentimentală sau formulări dramatice.

Așa încât, dacă tu crezi că ești sau vei fi într-o poziție în care e nevoie să scrii mesaje formale partenerilor, autorităților etc., cel mai util este să îți consolidezi cunoștințele de engleză generală. Un curs de engleză pentru adulți te poate ajuta cel mai rapid, cel mai eficient în acest sens. Vei fi preluat de la nivelul tău actual (măsurat printr-un test de evaluare gratuit) și ghidat, pe parcursul unor module (A1, A2, B1, B2 etc.) cu durata de 16 săptămâni, până spre punctul unde ești suficient de sigur pe tine la engleză.

Poți vedea niște exemple de scrisoare/mail formal aici.

În final, îți urăm să ai cât mai multe înțelegeri și contracte încheiate în urma documentelor și scrisorilor formale bine scrise!

Sursa foto: Unsplash